Uma má escrita destrói a produtividade da sua empresa

Um motivo oculto de fricção está a abrandar o funcionamento da sua empresa. Os trabalhadores são cúmplices desse facto. E a administração também. E está a deixar toda a gente louca. Trata-se da má escrita que se pratica na empresa. Entrevistei 547 empresários nos três primeiros meses deste ano. Procurei especificamente pessoas que precisam de escrever durante pelo menos duas horas por semana, sem contar com os e-mails. Disseram-me que passam em média 25,5 horas semanais a ler coisas necessárias ao seu trabalho. (Cerca de um terço são e-mails.) E 81 por cento dos entrevistados concordaram em que textos mal escritos lhes fazem perder imenso tempo. A maioria afirmou que aquilo que lê é, com frequência, ineficaz, por ser demasiado extenso, mal organizado, pouco claro, cheio de gíria e impreciso. Os funcionários de base recebem pouca formação sobre como escrever de maneira concisa, clara e incisiva. Em vez disso, ficam mergulhados em e-mails dos seus superiores escritos sem revisão, relatórios mal editados e manuais para funcionários repletos de gíria. 81 por cento dos entrevistados concordaram em que textos mal escritos lhes fazem perder imenso tempo Os seus próprios hábitos de escrita bastante flexível encaixam-se nesse facto. E toda a empresa se afoga em disparates que reduzem a produtividade. Vejamos: Uma escrita vaga dilui a liderança. Há uma década que a Yahoo sofre de hesitação no seu foco de gestão. Agora, a presidente do conselho de administração Marissa Mayer concordou com a venda à Verizon. Aqui está um excerto do e-mail que enviou na altura aos funcionários: “…a nossa base de empregados incrivelmente leais e dedicados correspondeu a todos os desafios que se lhes apresentaram pelo caminho. (…) as equipas não só desenvolveram produtos e tecnologias incríveis, como fizeram crescer a Yahoo até se tornar numa das empresas mais icónicas e universalmente apreciadas em todo o mundo. (…) Sinto-me incrivelmente orgulhosa do que alcançámos e sinto-me incrivelmente orgulhosa da nossa equipa. Adoro a Yahoo e acredito em todos vós.” Num único parágrafo, foram usadas quatro vezes as palavras “incrível” e “incrivelmente”. Todo este entusiasmo soa a desorientação. Vai ser um desafio para a Yahoo continuar a ser bem-sucedida enquanto empresa integrada na Verizon, e a linguagem oca e feliz não vai certamente inspirar os trabalhadores que ainda não saíram. (O resto do e-mail é igualmente vago.) REUTERS/Elijah Nouvelage Compare-se isto como as comunicações feitas por Tim Cook, da Apple – como aconteceu com a defesa clara e sem recorrer à gíria que ele fez da decisão da empresa não descodificar a cifragem do iPhone de um terrorista. Uma liderança límpida, expressa por escrito, cria adesão e aumenta a produtividade. Por exemplo, quando escrevem e-mails, todos os gestores a partir do presidente do conselho de administração devem dar o exemplo comunicando exatamente o que querem, com clareza, na linha dedicada ao assunto ou ao título e nas primeiras duas frases de tudo aquilo que escrevem. De qualquer forma, os trabalhadores que os leem vão cingir-se aos factos essenciais, por isso deixem lá a palha e não os façam perder tempo. Se os empresários fizerem isto da maneira correta, ganharão fama de verdade. Os trabalhadores não desperdiçarão tempo a tentar decifrar as intenções dos seus superiores hierárquicos e meterão mãos ao trabalho a cumprir os objetivos que lhes são definidos. Os trabalhadores que os leem vão cingir-se aos factos essenciais, por isso deixem lá a palha e não os façam perder tempo. Usar de clareza no marketing diz aos clientes – e aos trabalhadores – que podem confiar em si. Como é que os seus responsáveis pelo marketing e pelas relações públicas comunicam? Produzem comunicados de imprensa cheios de gíria própria da indústria e superlativos sem qualquer significado? Quando a clareza e a verdade são valores essenciais para os elementos do setor comercial, estes podem passar o tempo a apregoar aquilo que funciona, em vez se esconder o que não funciona. Por exemplo, aqui está o que o Google escreve acerca da maneira como trata os seus clientes: Foco dirigido para o utilizador e tudo o mais virá a seguir. Desde o início, temo-nos concentrado em proporcionar a melhor experiência possível ao utilizador. Quer estejamos a conceber um novo browser para a Internet ou uma nova adaptação da página inicial, pomos todo o cuidado em garantir que, em última análise, eles o servirão a si, mais do que aos nossos próprios objetivos internos ou aos nossos resultados. Todos os clientes podem compreender isto e soa a verdade. Por isso, os elementos do setor comercial e o resto da empresa podem avançar de uma maneira unida e produtiva. Uma escrita nebulosa permite um pensamento nebuloso. Uma escrita com clareza utiliza frases bem organizadas, na voz ativa, para explicar o que está a acontecer, o que devia acontecer e o que as pessoas precisam fazer. Contrariamente, a linguagem inexata e na voz passiva é reflexo de lacunas no pensamento. Uma escrita nebulosa permite um pensamento nebuloso Um bom exemplo é o relatório publicado pelo UMass Donahue Institute acerca da economia resultante da realização dos Jogos Olímpicos de 2024 em Boston. A análise feita na voz passiva esconde quem foi responsável por parte importantes da candidatura, com frases deste tipo: Há assuntos que necessitarão de ser acompanhados de perto a fim de garantir que o setor público estará protegido de amplos compromissos financeiros. Até à data, utilizar seguros para proteger uma cidade anfitriã contra as derrapagens dos custos não tem sido amplamente utilizado. Questões como a de saber quem controlaria as despesas e quem garantiria um hipotético seguro ficam a pairar sobre a candidatura. No final, estas incertezas levaram os cidadãos e os dirigentes políticos de Boston a rejeitar a candidatura à organização dos Jogos Olímpicos. Exigir a utilização de uma linguagem direta e na voz ativa apresenta duas vantagens. Obriga quem escreve a pensar bem naquilo que realmente quer dizer e nos argumentos que pode utilizar como apoio. E permite que as pessoas inteligentes se evidenciem. Quando se valoriza a clareza, os pensadores que a usam ascenderão ao topo. Uma cultura de escrita com clareza torna os gestores mais produtivos. Significa que o material que acaba em cima da sua secretária também será de maior clareza. Os gestores seniores podem escolher entre desperdiçar tempo a decifrar a escrita nebulosa do seus subordinados ou poupar esforços substituindo essa cultura por uma que valorize a concisão, a clareza e a objetividade. Vale a pena o esforço porque ele significa que toda a gente que faz parte da empresa – especialmente a administração – acabará por ser mais produtiva. É altura de limpar todo o lixo que chega às caixas de entrada do seu correio eletrónico e tornar mais eficazes essas 25,5 horas semanais. É altura de se empenhar numa cultura de clareza. Poderá fazer uma grande diferença na maneira mais ou menos harmoniosa como o seu negócio funciona – e pode tornar o seu dia muito menos aborrecido.